Recent is dit interview verschenen op de website van managementboek.nl.

Navigeren op essentie met KPI-Dashboardspreview

20 juli 2020 | Jako van Slooten

Vooral in turbulente tijden is het nodig om als organisatie wendbaar te zijn. Navigeren op essentie met KPI-dashboards reikt de verschillende stappen aan naar een herbezinning en een koppeling van beleid en uitvoering. Het laat bovenal zien hoe je onrust kunt omzetten als impuls tot veranderen. In deze preview lichten de auteurs toe hoe je dat doet.

‘Navigeren is de kunst van het plannen en volgen van een route om daarmee van de huidige positie naar de bestemming te komen.’ Navigatie is afgeleid van de Latijnse woorden navis, dat ‘schip’ betekent, en agere, dat ‘bewegen’ of ‘sturen’ betekent. Wil je succesvol zijn dan moet je weten hoe je op de uitgezette koers blijft én wanneer je je koers moet bijstellen.
Toch slagen veel mensen en organisaties er niet in hun doel te bereiken of hun bereikte succes vast te houden. Het ligt zelden aan motivatie. Maar waar ligt het dan wel aan?

Navigeren op essentie met KPI-Dashboards geeft handvatten hoe te sturen om je doelen te halen. Met zeven heldere navigatieregels wordt vastgesteld waar de organisatie echt voor staat, waarheen het wil gaan en welke stappen daarvoor moeten worden gezet (strategie). Is dat eenmaal bepaald dan wordt gekeken welke factor zo kritiek is dat je die moet realiseren. De voortgang van die kritieke succesfactor (KSF) wordt gevolgd met een kritieke prestatie-indicator (KPI).

Navigatiecyclus
Centraal bij navigeren staan de fases en stappen van de navigatiecyclus. Het is een gestructureerde methode om de strategie van de organisatie te verbinden aan kritieke succesfactoren en bedrijfsdoelstellingen. De voortgang wordt gemonitord door middel van met elkaar samenhangende KPI-dashboards die feedback geven en aanzetten tot concrete verbeteracties. Daardoor weet iedereen in de organisatie wat de bedoeling is.

Navigatieregels
Navigatie op essentie helpt te bepalen waar je voor staat, waar je heen wilt, en welke acties daarvoor nodig zijn. Met de zeven unieke navigatieregels blijf je op koers.

Navigatieregel 1: Zet onrust in als impuls tot veranderen
Navigeren start met plaatsbepaling. Hoe sta je er als organisatie voor? Maar wanneer wordt daarmee gestart? De ervaring leert dat dit vaak pas gebeurt bij een aanblijvend onrustig gevoel, achterblijvende prestaties of erger nog een crisis. Echte motivatie en verandering vinden hun basis in onrust. ‘Never let a good crisis go to waste’ is daarom een gevleugelde quote.

Navigatieregel 2: Navigeer iteratief op essentie
De navigatiecyclus is niet eindig, maar een blijvend proces. Om te zorgen dat de uitvoering in lijn ligt met de strategie is het belangrijk om het doel van de organisatie voor iedereen helder te hebben. Zonder doel geen richting, zonder duidelijke richting verwarring in de bedrijfs(uit)voering. Met de juiste bouwstenen kom je tot een goede formulering van de richting en het creëren van doelovereenstemming.

Navigatieregel 3: Stel kritieke succesfactoren vast om te overleven
Een organisatie is succesvol als zij weet welke factoren kritiek zijn voor het realiseren van de strategische doelen; de kritieke succesfactoren (KSF’s). De theorie van de ‘balanced scorecard’ (BSC) leert ons dat KSF’s niet op zichzelf behoren te staan. Navigeren op essentie leidt de lezer naar het opstellen van een gedegen strategiekaart.

Navigatieregel 4: Formuleer kritieke prestatie-indicatoren als maatstaf
Volgende stap is het monitoren of de opgestelde KSF’s wel worden behaald. We zijn zo gewend om te meten, ratio’s uit te rekenen, maar het is de vraag of de maatstaven gebruikt worden die het succesvol realiseren van de strategie meten. KPI’s moeten slim worden geformuleerd, omdat ze de spiegel zijn van de bedrijfsvoering. Bij het constateren van een afwijking tussen een KPI-doel en de actualiteit is actie nodig.

Navigatieregel 5: Geef navigators (KPI-eigenaren) beïnvloedingsmacht
Een navigator, ook wel KPI-eigenaar, moet in staat zijn om afwijkingen goed te analyseren en de analyse om te zetten in actie. Het is daarom belangrijk dat rollen binnen de organisatie per KPI duidelijk zijn. RASCI wordt daarbij als hulpmiddel ingezet.

Navigatieregel 6: Laat het KPI-dashboard de actie bepalen
Een KPI-dashboard is ‘een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om de strategie te realiseren, die zodanig is samengevat dat in één oogopslag wordt overzien waar actie nodig is’ (De Jager & Van Slooten, 2018). Het belangrijkste woord is ‘actie’. Meten en rapporteren zonder dat het bij een afwijking leidt tot actie is namelijk zinloos en contraproductief. Simpel en eenvoudig. Kloppen de beleidsuitgangspunten nog? Is de markt veranderd? Is de uitvoering nog in lijn met de te realiseren visie? Zijn alle rollen goed bezet? Zijn de interne processen afgestemd op wat de klanten belangrijk vinden? Hebben we de goede klanten? Het KPI-dashboard slaat de brug tussen beleid, uitvoering, actie.

Navigatieregel 7: Verbeter continu
Zowel Beleid als Uitvoering zijn iteratief en beide zijn dankzij het KPI-dashboard als geheel ook iteratief. De navigatiecyclus is bij uitstek een besturingsinstrument om te zorgen dat alle bedrijfselementen in evenwicht worden bekeken. Dit heeft maar één doel: zorgen dat de organisatie haar doelstellingen realiseert. Continue verbeteren is daarmee in het model en aanpak verankerd.

Past in huidige periode van herbezinning
De onverwachte wending van het heden vraagt om een heroverweging van de toekomst. Goed kunnen navigeren helpt de onderneming door woelige tijden. Dan ben je in staat zicht te houden op je doelen en in staat om je tijdig aan te passen.

Jako van Slooten is medeoprichter van bedrijfsadviesbureau Trovius BV en doceert (duurzame) Finance & Accounting aan Rotterdam University of Applied Science en hij is auteur van Navigeren met KPI-dashboards.