Vandaag gaat het volgende blog in de reis met de 7 navigatieregels over het formuleren van kritieke prestatie-indicatoren als maatstaf. In de vorige blogs heb ik aandacht besteed aan de eerste vier principes voor het ‘navigeren op essentie’. Het gaat om het managen zodat de ambitie van de organisatie en de ondernemer wordt gerealiseerd. Het gebruikte raamwerk is de Navigatiecyclus.

Als geheugensteuntje hierbij de 7 principiële regels.

  1. Zet onrust in als impuls tot veranderen.
  2. Navigeer iteratief op essentie.
  3. Stel kritieke succesfactoren vast om te overleven.
  4. Formuleer kritieke prestatie-indicatoren als maatstaf.
  5. Geef navigators (kpi-eigenaren) beïnvloedingsmacht.
  6. Laat het kpi-dashboard de actie bepalen.
  7. Verbeter continu.
  8. Deze week besteed ik aandacht aan de vierde navigatieregel.

 

Navigatieregel 5. Geef navigators (kpi-eigenaren) beïnvloedingsmacht

De vijfde navigatieregel gaat over het benoemen van de verantwoordelijke voor het nemen van actie bij een afwijking tussen de KPI-norm en de actuele KPI-uitkomst. In het vorige blog is de bedoeling van KPI uitgelegd. De KPI wordt gebruikt om te monitoren of de gestelde strategische doelen (ksf’s) worden behaald.

Ik hanteer de volgende definitie voor een dashboard.

Een dashboard is een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om de strategie te realiseren, die zodanig is samengevat dat in één oogopslag wordt overzien waar actie nodig is.

Voor de verantwoordelijke die actie moet initiëren gelden een paar uitgangspunten. De verantwoordelijke noem ik ook wel kpi-eigenaar. Een kpi-eigenaar moet in staat zijn om afwijkingen goed te analyseren en de analyse om te zetten in actie. Actie om verdere afwijking tussen ksf met bijbehorend kpi-doel en de actuele situatie te voorkomen en zelfs terug te sturen naar het realiseren van de ksf. De kpi-eigenaar moet in staat zijn om de rol van verantwoordelijke in te nemen. De kpi-eigenaar moet het mandaat krijgen en gebruiken om binnen de organisatie analyse en veranderingen op gang te krijgen.

 

Naast de kpi-eigenaar zijn er meerdere rollen te benoemen. Het RASCI-model wordt gebruikt om die rollen in te vullen. RASCI staat voor de volgende begrippen en rollen:

  • R = Responsible (Verantwoordelijk)
  • A = Accountable (Aansprakelijk, aanspreekbaar)
  • S = Support (Steunen, ondersteunen)
  • C = Consult (Consulteren, raadplegen)
  • I = Inform (Informeren)

 

Het is belangrijk dat rollen binnen de organisatie per kpi duidelijk zijn. De rollen worden in het KPI-register vastgelegd. Het kpi-register geeft overzicht. Het biedt de organisatie inzicht in wat nodig is om te sturen op de essentie. Het register koppelt ksf’s, kpi’s, de PDCA-cirkel elementen, SMART-principes en bovenal ook eigenaarschap aan elkaar. Want bij het constateren van een relevante afwijking tussen een kpi-doel en de actualiteit is actie nodig. Het gaat dan niet om het ‘afrekenen’ met een verantwoordelijke. Integendeel. Het gaat om duidelijkheid over wie de actie oppakt om bij te sturen.

 

In het boek ‘Navigeren met KPI-dashboards’ is de opbouw van een kpi-register en een groot aantal voorbeelden opgenomen van kpi’s.

In het volgende blog geef ik uitleg over de zesde navigatieregel.

Boek voor hoger onderwijs: (https://managementboek.nl/boek/9789001875411/navigeren-met-kpi-dashboards-eldert-de-jager).

Voor een sneller overzicht van hoe de navigatiecyclus werkt, raad ik het boek https://managementboek.nl/boek/9789001893149/navigeren-op-essentie-met-kpi-dashboards-jako-van-slooten aan.

 

Jako van Slooten is medeoprichter van bedrijfsadviesbureau Trovius BV en doceert Finance & Accounting aan Hogeschool Rotterdam en doceert Operational Risk Management aan de masteropleiding van de Haagse Hogeschool. Jako is medeauteur van Navigeren op essentie met KPI-dashboards.